2019 firar ett av Sveriges största handelscentrum 10 år och det ska firas med en stor jubileumsfest. Happy Events har fått det övergripande ansvaret för eventet.

– Det är en ära för oss att få vara med och planera och genomföra jubileumsfesten som vi hoppas kommer att bli en oförglömlig kväll för alla medarbetare på Ingelsta Shopping, säger Mattias Zingmark på Happy Events.

– Happy utmanar oss att tänka i nya banor. De har en förmåga att blanda stora visioner med med starka målsättningar och visar samtidigt stor hänsyn till varumärkets värderingar, säger Petra Sjöstrand marknadskoordinator och centrumledare på Ingelsta shopping.

Planeringen påbörjades i våras och i mitten av oktober kommer ca 450 gäster att förgylla jubileumsfesten som kommer att hållas i Flygeln i Norrköping.

Är ert företagsjubileum runt hörnet? Vill ni fira ordentligt med storslagen fest? Tveka inte att kontakta oss på Happy Events, vi delar gärna med oss av våra erfarenheter.

Hitta rätt lokal till din konferens. Här tipsar vi om fem unika konferenslokaler med unika koncept, för dig som vill inspireras.

Safari Camp
Kolmårdens djurpark är ett populärt resmål för barnfamiljer på familjesemester. Här kan du också genomföra din konferens i Safari Camp, Norrköpings svar på Serengeti Nationalpark! Närmare en riktig Afrikakonferens än vistelsen på Safari Camp kan man inte komma. Kombinera konferensen med lyx, vildmark och vilda djur. Det går även bra att övernatta med din flock i Campens mysiga tältby.

Freemovr
Långtråkiga konferenser – glöm det! Söker du en aktiv kickoff, After Work eller en konferens i en miljö fylld med adrenalin då är Freemovr något för er där alla kan vara med, gamla som unga, vältränade som otränade. Skrattgaranti!

Penthouse
Norrköpings vackraste konferensrum! Penthouse bjuder på en annorlunda och dynamisk miljö som garanterat bidrar till mer kreativa och inspirerande möten. Kombinera vistelsen i Penthouse med skön relaxtid för hela din grupp på The Lamp Spa så har ni en konferens i världsklass!

Visualiseringscenter
En av Sveriges mest tekniskt avancerade och coola anläggningar, som ligger mitt i Norrköpings unika Industrilandskap. Presentationer kan visas med maximal upplevelse och effektivitet i den kupolformade domteatern, eller i VR-arenan med biosittning och stor projektionsyta. En WOW-upplevelse!

Östgötaporten
Är ni ute efter att motivera och inspirera era medarbetare? Vad kan vara bättre än att hålla er konferens på vår allsvenska arena som varit hem för så många vinnare genom åren. Östgötaporten är en plats som garanterat främjar kreativitet och andas målmedvetenhet.

Trött på tråkiga konferenser? Använd er gärna av Happy Events så slipper ni tidskrävande administration. Vi hjälper er gärna med förslag på konferensanläggningar och innehåll som passar just ert mål. Kontakta gärna Johan Bergerfalk, 0738-23 80 90 eller johan@happyevents.se, om ni vill ha hjälp med att skräddarsy ett upplägg efter era önskemål och syften.

Är ert företagsjubileum runt hörnet och vill ni fira ordentligt med storslagen fest? Johan Bergerfalk på Happy Events har skrivit ner några hjälpsamma tips för att underlätta er väg till ett lyckat arrangemang.

Tips 1 – Starten
Börja alltid planeringen genom att förankra eventets syfte och mål med alla inblandade. Det hjälper dig även att forma grunden. Börja organisera i god tid. Minst sex månader i förväg. För att kunna säkerställa lokaliteter och innehåll.

Tips 2 – Sätt datum och tid
Tyvärr finns det inget enkelt svar till vilka veckodagar eller tider som fungerar bäst när det är en större sammankomst. En bra tumregel är dock att utgå ifrån målgruppens arbetstider eller begränsningar och göra det så lätt som möjligt för alla att delta. Undvik semestertider.

Tips 3 – Planera budget
Här finns det lite olika sätt att jobba på, men en sak är säker: en budget är bra att göra och hålla kontinuerligt uppdaterad. Ett tips är att utgå ifrån vad eventet får kosta per deltagare. Räkna åtminstone med lokalhyra, dekoration, mat och övrigt marknadsföringsmaterial.

Tips 4 – Hitta lokal
Arrangemangets syfte påverkar utgångsläget till vilken typ av lokal man egentligen ska leta efter. Lokalen definierar evenemangets karaktär och skapar stämningen på eventet. Det kan även vara viktigt med lokalens läge. Vad finns det för möjligheter att ta sig dit? Finns parkeringsmöjligheter?

Tips 5 – Matupplevelsen
Matplaneringen tillhör en av de svåraste uppgifterna när man arrangerar evenemang. Det kan visserligen finnas stora skillnad på vad som förväntas, men oavsett kan/ska man ge sina gäster en positiv överraskning genom att lägga lite extra kärlek på det som serveras på plats. Tänk kreativt: anlita en cateringleverantör som förstår dina behov och är med på att skapa något positivt överraskande.

Tips 6 – Välj underhållning med omsorg
Din fest blir inte komplett utan musik. Det är viktigt att välja underhållning utifrån målgruppen.

Tips 7 – Skapa en inbjudan, anmälan och spridning
Var ute i god tid med inbjudan. Mellan 4-6 veckor innan brukar fungera bra med personliga inbjudningar. Var noggrann med innehållet (vad som händer, tid och plats, varför är det viktigt att delta). Använd ett anmälningssystem som samlar deltagaruppgifterna automatiskt så slipper du hålla på med listor och bekräftelser. Detta hjälper dig även när du ska kommunicera med deltagarna. Ska evenemanget publiceras i sociala medier (Facebook, Twitter, LinkedIn)? I så fall, skapa en hashtag för att deltagarna ska kunna dela sina upplevelser under/efter eventet.

Tips 8 – Kommunikation
Kommunikationen kring evenemanget verkar vara ett riktigt krux för många som är arrangör. Ett bra system för hantering av anmälningar hjälper dig även med den här biten så att du enkelt kan skicka mail och SMS till deltagarna. Rita upp en enkel kommunikationsplan. Ett mail varannan vecka och ett SMS dagen innan är ett väldigt effektivt sätt att hålla deltagarna engagerade och minimera sk. “No Show” i evenemanget.

Tips 9 – Dekorera
Oavsett om eventet är i era egna lokaler eller någon annanstans ska dekorationen planeras i god tid så att du hinner beställa in allt material du behöver. Försök att hitta åtminstone en “Wow-effect” i dekorationen som överraskar gästerna.

Tips 10 – Var närvarande
Var beredd på att gästerna kan komma tidigare än vad du har skrivit i inbjudan. Det är alltid någon som gör det. Säkerställ att ni är klara med allt senast en kvart innan eventet börjar “på riktigt”. Var en god värd och ha tillräckligt med personal på plats. Gå igenom logistiken så att ni inte får några överraskningar (garderob, toalett, teknik). Att dela ut goodie bags är ibland en trevlig idé, men strunta i det om innehållet inte blir någonting annat än broschyrer.

Tips 11 – Lämna ett gott intryck
Eventet är över, dags att andas ut. Glöm ändå inte att tacka dina gäster för att de har tagit sig på plats! Ett kort mail eller SMS räcker gott och väl men lämnar ett positivt intryck.

Tips 12 – Utvärdera
Viktig erfarenhet om målgrupp eller deltagare måste samlas in för framtida event.

Vill du ha mer tips, tveka inte att kontakta oss på Happy Events, vi delar gärna med oss av våra erfarenheter.