Vill du ha stöd av HAPPY att planera er vårkonferens?

Att skapa ett lyckat möte eller konferens innehåller många olika delar. Trivsel, engagemang och glädje är huvudingredienserna. Planerar du ett företagsevent, ett kundevent, en teambuilding eller kickoff hjälper vi er med att ta fram en helhetslösning. HAPPYs erfarna projektledare finns vid din sida från det första mötet till genomförandet.

Johan Bergerfalk har skrivit ner några hjälpsamma tips för att underlätta vägen till ett lyckat arrangemang.

Tips 1 – Starten
Börja alltid planeringen genom att förankra eventets syfte och mål med alla inblandade. Det hjälper dig även att forma grunden. Börja organisera i god tid för att kunna säkerställa lokaliteter och innehåll.

Tips 2 – Sätt datum och tid 
Tyvärr finns det inget enkelt svar till vilka veckodagar eller tider som fungerar bäst när det är en större sammankomst. En bra tumregel är dock att utgå ifrån målgruppens arbetstider eller begränsningar och göra det så lätt som möjligt för alla att delta. Undvik semestertider.

Tips 3 – Planera budget 
Här finns det lite olika sätt att jobba på, men en sak är säker: en budget är bra att göra och hålla kontinuerligt uppdaterad. Ett tips är att utgå ifrån vad eventet får kosta per deltagare. Räkna åtminstone med lokalhyra, dekoration, mat och övrigt marknadsföringsmaterial.

Tips 4 – Hitta lokal
Arrangemangets syfte påverkar utgångsläget till vilken typ av lokal man egentligen ska leta efter. Lokalen definierar evenemangets karaktär och skapar stämningen på eventet. Det kan även vara viktigt med lokalens läge. Vad finns det för möjligheter att ta sig dit? Finns parkeringsmöjligheter?

Tips 5 – Matupplevelsen 
Matplaneringen tillhör en av de svåraste uppgifterna när man arrangerar evenemang. Det kan visserligen finnas stora skillnad på vad som förväntas, men oavsett kan/ska man ge sina gäster en positiv överraskning genom att lägga lite extra kärlek på det som serveras på plats. Tänk kreativt: anlita en cateringleverantör som förstår dina behov och är med på att skapa något positivt överraskande.  

Tips 6 – Välj underhållning med omsorg
Din fest blir inte komplett utan musik. Det är viktigt att välja underhållning utifrån målgruppen.

Tips 7 – Skapa en inbjudan, anmälan och spridning
Var ute i god tid med inbjudan. Mellan 4-6 veckor innan brukar fungera bra med personliga inbjudningar. Var noggrann med innehållet (vad som händer, tid och plats, varför är det viktigt att delta). Använd ett anmälningssystem som samlar deltagaruppgifterna automatiskt så slipper du hålla på med listor och bekräftelser. Detta hjälper dig även när du ska kommunicera med deltagarna. Ska evenemanget publiceras i sociala medier (Facebook, Twitter, LinkedIn)? I så fall, skapa en hashtag för att deltagarna ska kunna dela sina upplevelser under/efter eventet. 

Tips 8 – Kommunikation
Kommunikationen kring evenemanget verkar vara ett riktigt krux för många som är arrangör. Ett bra system för hantering av anmälningar hjälper dig även med den här biten så att du enkelt kan skicka mail och SMS till deltagarna. Rita upp en enkel kommunikationsplan. Ett mail varannan vecka och ett SMS dagen innan är ett väldigt effektivt sätt att hålla deltagarna engagerade och minimera sk. “No Show” i evenemanget.

Tips 9 – Dekorera
Oavsett om eventet är i era egna lokaler eller någon annanstans ska dekorationen planeras i god tid så att du hinner beställa in allt material du behöver. Försök att hitta åtminstone en “Wow-effect” i dekorationen som överraskar gästerna. 

Tips 10 – Var närvarande
Var beredd på att gästerna kan komma tidigare än vad du har skrivit i inbjudan. Det är alltid någon som gör det. Säkerställ att ni är klara med allt senast en kvart innan eventet börjar “på riktigt”. Var en god värd och ha tillräckligt med personal på plats. Gå igenom logistiken så att ni inte får några överraskningar (garderob, toalett, teknik). Att dela ut goodie bags är ibland en trevlig idé, men strunta i det om innehållet inte blir någonting annat än broschyrer. 

Tips 11 – Lämna ett gott intryck
Eventet är över, dags att andas ut. Glöm ändå inte att tacka dina gäster för att de har tagit sig på plats! Ett kort mail eller SMS räcker gott och väl men lämnar ett positivt intryck. 

Tips 12 – Utvärdera
Viktig erfarenhet om målgrupp eller deltagare måste samlas in för framtida event. 

Vill du ha mer tips, tveka inte att kontakta oss på Happy Events, vi delar gärna med oss av våra erfarenheter.

Lyckad Happy-satsning på Östersjön!

HAPPY har tillsammans med Ocean Dreams utvecklat ett eventkoncept med specialkryssningar för barnfamiljer som idé. ”Barnens Favoritkryssning” har nu haft premiär. Och vilken succé! Majestätiska Silja Galaxy trotsade det hårda vädret och gav sig ut på en 23h kryssning med fullt fartyg av förväntansfulla barn.

Arbetstesen med projektet vara att: På Barnens Favoritkryssning har barnen huvudrollerna! 6 akter på stora scenen, ett kreativ rum fullt med glädje och fantasi, specialkomponerade karaktärer i form av galna kockar toppat med ett lekrum fyllde vi upp fartygets alla faciliteter med verksamhet på alla vakna timmar.

Barnens Favoritkryssning hade premiär på fartyget Galaxy den 22 februari och nästa helg, den 29 februari, är det dags igen. Barnens Favoritkryssning är en återkommande aktivitet med avgångar planerade till påsklov, sommar, höstlov och jullov. Den långsiktiga planen är månadsfrekventa avgångar. Vi tackar Silja Line för förtroende och ser fram emot kommande avgångar.




Boom, 25 000 personer i Vasaparken!

Vad är det som driver en evenemangsproducent? Vad vill man uppnå? Handlar det om att ”sälja på” kunden så mycket som möjligt? Om man är född med två öron och en mun ska man lyssna dubbelt så mycket som man pratar då?

Det är många frågor innan man kommer fram till ”verkstad”. Vem är kunden? Vad vill kunden ha? Vad vill jag som producent leverera? Ser kunden samma resultat och produkt som jag gör?

Jag har jobbat för privata aktörer under 15 års tid. Jag har även 10 års erfarenhet av arbete i offentlig miljö. Det är stora skillnader mellan dessa miljöer. Jobbar man i det privata så är det enskilda kunder/företag man ska skapa något för. I det offentliga så är det ju ca 145 000 kunder, dvs alla dom som betalar skatt i Norrköpings kommun och då blir ju dom typ mina kunder.

Att producera för ett privat företag kan verka lättare eller kanske inte. Här är trixet att se till att kunden ser samma produkt som du planerar. Här känns det också viktigt att överträffa kundens förväntningar. Är målet i produktionen att få skicka en faktura? Nej, knappast. Det gäller att skapa en nöjd kund. Det kommer att se till att regleringen av den välskötta ekonomin framstår som en ren och enkel formalitet.

När kunden är offentlig, då kan du ge dig tusan på att det finns lika många åsikter om vad som är bra eller dåligt som det finns invånare i Norrköpings kommun. Folk tycker och har synpunkter. Men det är superbra! Har dom inte det så spelar det ju ingen roll om man gör något. Som producent vill man ju att evenemangen märks och offentliga evenemang ska beröra. Då blir det både ris och ros. Vilket alltid har triggat mig att öka tempot, och leverera mer.

I en offentlig miljö så är en kontrollerad ekonomi viktig då det handlar om skattepengar. Här får jag dock aldrig reglera en ekonomi med en ”kund”. Men jag kan lova er att känslan när man kliver upp backstage på en scen under Augustifesten, och ser 25 000 personer i Vasaparken som bara vill ha evenemang, underhållning och upplevelser eller när Strömmen i Norrköping är full med aktiviteter och kajen full med publik under en SM-vecka, den känslan går inte att beskriva. Det är lönen för mödan.

Jag snor ett citat från en gammal bekant – Thomas Walden. ”Att jobba med evenemang – är ett kall i allt vaket tillstånd”. Det var en kommentar från honom när jag postade något på Facebook för ett antal år sedan. Och jag tror den mannen vet vad han talar om.

Nu ska jag kavla upp skjortärmarna och dyka ner i detaljfrågorna inför helgens evenemangsprojekt.

Sa jag att jag älskar mitt jobb?

//Johan Bergerfalk

Besöksnäringen så viktig! Läs Stefans krönika.

Om vi backar bandet inte alltför många år var besöksnäringen i många svenska kommuner likställt med ”kul på stan” eller en näring som man helt enkelt inte såg som just en näring. Anledningen till detta är nog att branschen historiskt haft svårt att påvisa de effekter som den genererar för samhället. Idag är det annorlunda! Näringen har fått den plats den förtjänar på många av de politiska agendorna runt om i landet. 

I veckan kom statistik från Statistiska centralbyrån för 2019 som påvisar att riket i stort ökar i logibeläggning, detsamma gäller för Östergötland och inte minst Norrköping. Fantastiskt kul! Massor av nya besökare har inte bara bott på hotell, dom har köpt glass på Halvars, tagit en matbit på Brödernas Café, köpt en snygg designprodukt hos Vera Design och kanske vinkat av Norrköping en sista gång när man tankade vid Stockholmsrondellen på vägen hem. Kort och gott, man har spenderat i Norrköping.

Min analys av det, fantastiska, lokala resultatet tillika ökningen är:
1. O-ringen
2. Några riktigt stora kongresser på Louis De Geer
3. Och så Kolmården förstås, som 2019 fick ”all time high” i besökare till vår fina park. Mycket beroende på en produkt som ständigt utvecklas och ett mediokert sommarväder som lockade långt över 700 000 gäster. Magiskt!

En mer långsiktig analys är att staden är i stort behov av att attrahera externa stora evenemang som driver besöksvolym år efter år, oavsett om det är idrott-, musik-, kommersiella- eller kulturevenemang. Eller om det är konferenser och kongresser, det är ett måste för en positiv utveckling enligt min mening.

Vädret kan vi inte påverka, det är fakta. Men vädret är till viss del, dessvärre, en faktor för framgång hos besöksnäringsmotorn Kolmården. Det kommer påverka besöksflödet upp och ner.

Om man för en stund lägger bort alla hårda fakta och pratar mjuka värden så fyller branschen en otroligt viktig roll utifrån en rad andra aspekter. Min mening är att den stolthet man bygger i en stad genom evenemang går inte att mäta. Den attraktivitet och den positionering man skapar för platsvarumärket, går inte heller att köpa för pengar eller för den sakens skull mätas i SCB siffror.

Som stolt Norrköpingsbo och med ett stort hjärta för staden, är det min förhoppning att besöksnäringen får den plats den förtjänar på den kommunala och politiska agendan för många år framåt.

Tillsammans kan vi skapa en positiv framtid, en glad stad är en bra stad!

Be HAPPY, Stefan Papangelis   

Östgöta Kök 15 år – Hurra, va ni är bra för Norrköping!

Med passion, precision och målmedvetenhet har Östgöta Kök i 15 år bidragit till att Norrköping är en roligare och bättre plats att bo och verka i.

Jubilaren, med dom framgångsrika entreprenörerna Thomas & Karin i spetsen, har precis den passion för att utveckla staden som många av oss andra entreprenörer borde ta efter. För HAPPY är ni förebilder där ert gästmöte smittar positivism.

Ord som värme, genuinitet, kunskap och respekt är återkommande i dom projekt vi tillsammans skapat och genomfört. Säkert är dom en av många förklaringar till er framgångssaga.

HAPPY gratulerar er till dom första 15 åren och lyckönskar er i framtiden. Ni är en lysande stjärna i Norrköping!

Den mörka sidan av sociala medier!

I den nya Netflixdokumentären The Great Hack skildras hur sociala medier kan missbrukas och vilken roll företagen Facebook och Cambridge Analytica spelade i bland annat Brexit-omröstningen och det amerikanska presidentvalet 2016.

För oss kommunikatörer som arbetar med sociala medier som ett centralt verktyg väcker filmen känslor. Lika tillfredsställd man blir över de kommersiella möjligheterna som finns skräms jag av vilka digitala fotavtryck vi människor dagligen gör. Filmen är en nykter påminnelse om att internet och den digitala framtiden helt är avskalad från integritet och att allt om dig på ett eller annat sätt är till salu, säger Mattias Zingmark.

Hur gick det egentligen till när det brittiska dataanalysföretaget Cambridge Analytica fick tillgång till persondata från över 50 miljoner Facebook-användare? Och hur användes insamlad data för att påverka individers politiska uppfattningar. Svaren finns i Netflix dokumentär The Great Hack.

Den 16 mars 2018 avslöjade New York Times och The Observer att det brittiska dataanalysföretaget Cambridge Analytica har stulit persondata från över 50 miljoner Facebook-användare. Den insamlade informationen låg sedan till grund för en stödkampanj för Donald Trump i presidentvalet 2016.

Ett tips från HAPPY – se den!
Dokumentären The Great Hack finns att se på Netflix. Den är skapad av Karim Amer och Jehane Noujaim, paret som bland annat varit Oscarsnominerade för sin dokumentär The Square som skildrar händelserna under den arabiska våren.

Dokumentären tar oss bakom kulisserna och tittaren får en genomgång av hur sociala medier manipulerar samhället och individer på ett sätt som få förstår. Framför allt visar filmen på hur data används för att sprida falska nyheter, så kallade fake news, i syfte att påverka mottagaren i en viss riktning. Skandalen gjorde att bland annat Facebooks vd Mark Zuckerberg frågas ut av senaten i USA i nästan fem timmar. Zuckerberg, märkbart nervös under utfrågningen, medger sitt ansvar för att data från miljontals människor har använts utan tillstånd.