Är ert företagsjubileum runt hörnet och vill ni fira ordentligt med storslagen fest? Johan Bergerfalk på Happy Events har skrivit ner några hjälpsamma tips för att underlätta er väg till ett lyckat arrangemang.
Tips 1 – Starten
Börja alltid planeringen genom att förankra eventets syfte och mål med alla inblandade. Det hjälper dig även att forma grunden. Börja organisera i god tid. Minst sex månader i förväg. För att kunna säkerställa lokaliteter och innehåll.
Tips 2 – Sätt datum och tid
Tyvärr finns det inget enkelt svar till vilka veckodagar eller tider som fungerar bäst när det är en större sammankomst. En bra tumregel är dock att utgå ifrån målgruppens arbetstider eller begränsningar och göra det så lätt som möjligt för alla att delta. Undvik semestertider.
Tips 3 – Planera budget
Här finns det lite olika sätt att jobba på, men en sak är säker: en budget är bra att göra och hålla kontinuerligt uppdaterad. Ett tips är att utgå ifrån vad eventet får kosta per deltagare. Räkna åtminstone med lokalhyra, dekoration, mat och övrigt marknadsföringsmaterial.
Tips 4 – Hitta lokal
Arrangemangets syfte påverkar utgångsläget till vilken typ av lokal man egentligen ska leta efter. Lokalen definierar evenemangets karaktär och skapar stämningen på eventet. Det kan även vara viktigt med lokalens läge. Vad finns det för möjligheter att ta sig dit? Finns parkeringsmöjligheter?
Tips 5 – Matupplevelsen
Matplaneringen tillhör en av de svåraste uppgifterna när man arrangerar evenemang. Det kan visserligen finnas stora skillnad på vad som förväntas, men oavsett kan/ska man ge sina gäster en positiv överraskning genom att lägga lite extra kärlek på det som serveras på plats. Tänk kreativt: anlita en cateringleverantör som förstår dina behov och är med på att skapa något positivt överraskande.
Tips 6 – Välj underhållning med omsorg
Din fest blir inte komplett utan musik. Det är viktigt att välja underhållning utifrån målgruppen.
Tips 7 – Skapa en inbjudan, anmälan och spridning
Var ute i god tid med inbjudan. Mellan 4-6 veckor innan brukar fungera bra med personliga inbjudningar. Var noggrann med innehållet (vad som händer, tid och plats, varför är det viktigt att delta). Använd ett anmälningssystem som samlar deltagaruppgifterna automatiskt så slipper du hålla på med listor och bekräftelser. Detta hjälper dig även när du ska kommunicera med deltagarna. Ska evenemanget publiceras i sociala medier (Facebook, Twitter, LinkedIn)? I så fall, skapa en hashtag för att deltagarna ska kunna dela sina upplevelser under/efter eventet.
Tips 8 – Kommunikation
Kommunikationen kring evenemanget verkar vara ett riktigt krux för många som är arrangör. Ett bra system för hantering av anmälningar hjälper dig även med den här biten så att du enkelt kan skicka mail och SMS till deltagarna. Rita upp en enkel kommunikationsplan. Ett mail varannan vecka och ett SMS dagen innan är ett väldigt effektivt sätt att hålla deltagarna engagerade och minimera sk. “No Show” i evenemanget.
Tips 9 – Dekorera
Oavsett om eventet är i era egna lokaler eller någon annanstans ska dekorationen planeras i god tid så att du hinner beställa in allt material du behöver. Försök att hitta åtminstone en “Wow-effect” i dekorationen som överraskar gästerna.
Tips 10 – Var närvarande
Var beredd på att gästerna kan komma tidigare än vad du har skrivit i inbjudan. Det är alltid någon som gör det. Säkerställ att ni är klara med allt senast en kvart innan eventet börjar “på riktigt”. Var en god värd och ha tillräckligt med personal på plats. Gå igenom logistiken så att ni inte får några överraskningar (garderob, toalett, teknik). Att dela ut goodie bags är ibland en trevlig idé, men strunta i det om innehållet inte blir någonting annat än broschyrer.
Tips 11 – Lämna ett gott intryck
Eventet är över, dags att andas ut. Glöm ändå inte att tacka dina gäster för att de har tagit sig på plats! Ett kort mail eller SMS räcker gott och väl men lämnar ett positivt intryck.
Tips 12 – Utvärdera
Viktig erfarenhet om målgrupp eller deltagare måste samlas in för framtida event.
Vill du ha mer tips, tveka inte att kontakta oss på Happy Events, vi delar gärna med oss av våra erfarenheter.